On Future double ses inscriptions aux séances d'information

Le défi : accompagner une décision qui prend du temps

Choisir une formation n'est pas un achat impulsif. Les futurs participants téléchargent une brochure, consultent le programme, comparent plusieurs options, en parlent à leur employeur, réfléchissent à leur projet professionnel. La décision se joue sur des semaines, parfois des mois.

Pour On Future, l'enjeu n'était donc pas de générer plus de leads, mais d'accompagner ceux qui existaient déjà tout au long de cette réflexion. Cet accompagnement reposait sur l'e-mail, complété par des relances manuelles au téléphone ou sur WhatsApp. Avec les limites que tout le monde connaît : des messages non lus, des échanges qui s'arrêtent, et une partie des prospects qui disparaît avant même d'avoir assisté à une séance d'information.

La solution : une couche conversationnelle par-dessus l'existant

On Future a déployé Sandra en la connectant à HubSpot, son CRM. Le point important : tout le parcours reste piloté depuis le CRM. Quand un prospect télécharge une brochure ou effectue une action précise, une campagne WhatsApp peut se déclencher automatiquement, en parallèle des séquences e-mail déjà en place. Chaque interaction est resynchronisée vers HubSpot, qui garde la vision complète du parcours.

L'objectif n'était pas de remplacer l'e-mail, mais d'ajouter un canal plus direct et plus visible.

Quatre usages en production

• Conversion après téléchargement de brochure. Le prospect reçoit la brochure par e-mail et sur WhatsApp, avec des messages adaptés à sa maturité. Cela qualifie immédiatement le contact : le numéro est-il valide, WhatsApp est-il un canal pour lui.
• Questions-réponses. Les prospects posent leurs questions sur WhatsApp. Les échanges arrivent dans l'inbox Sandra, avec l'historique complet.
• Promotion des séances et masterclass. Ces événements sont déterminants dans la conversion : ils permettent aux futurs participants de comprendre les programmes et d'échanger avec les équipes pédagogiques.
• Mesure de la satisfaction. Enquêtes et questionnaires NPS envoyés à l'issue des formations, pour identifier les ambassadeurs.

Les résultats

Aujourd'hui, plus de 500 messages WhatsApp partent chaque semaine via Sandra. Trois effets se dégagent.

• Deux fois plus d'inscriptions. Sur les trois derniers mois, les inscriptions aux séances d'information et aux entretiens individuels sont deux fois supérieures à celles des campagnes e-mail équivalentes.
• Un traitement nettement plus rapide. La qualification des leads entrants est automatisée : les équipes savent très vite si le lead veut une séance d'information ou un entretien. Sinon, on classe et on passe au suivant. Ce qui demandait une semaine de traitement manuel se fait en quelques heures.
• Des échanges plus directs. WhatsApp est le canal où les questions se posent vraiment. La dimension conseil, portée par les équipes commerciales et pédagogiques, reste le moyen le plus efficace de convaincre.

WhatsApp est devenu une brique du parcours de conversion sans remplacer les canaux existants. C'est un moyen de plus de les atteindre.

Nous avions déjà HubSpot, des campagnes e-mail et un processus d'acquisition structuré. Avec Sandra, nous avons ajouté une couche conversationnelle qui nous permet d'accompagner nos prospects plus efficacement tout au long de leur réflexion. Le résultat le plus visible est l'augmentation des inscriptions à nos séances d'information, mais surtout une meilleure qualité d'échange avec les futurs participants.

Frédéric Dumonal, fondateur d'On Future

Les enseignements

Déployer WhatsApp ne consiste pas à envoyer davantage de messages. Comme pour tout compte WhatsApp Business, la réputation du numéro se construit progressivement. On Future a travaillé avec nous sur :

• les opt-in et le respect de la nLPD et du RGPD ;
• le réchauffement progressif du compte ;
• le contrôle du volume d'envoi ;
• le maintien d'un bon Quality Score auprès de Meta ;
• l'optimisation des campagnes pour favoriser les réponses et les interactions positives.

À retenir. WhatsApp ne remplace ni le CRM ni l'e-mail : c'est un canal complémentaire, un accélérateur de conversations. Et les aspects nLPD, RGPD et Quality Score se traitent dès le départ, pas après coup.