On Future verdoppelt die Anmeldungen zu seinen Infoveranstaltungen

Die Herausforderung: eine Entscheidung begleiten, die Zeit braucht

Eine Weiterbildung wählt man nicht spontan. Künftige Teilnehmende laden eine Broschüre herunter, sehen sich das Programm an, vergleichen mehrere Angebote, sprechen mit ihrem Arbeitgeber und denken über ihre berufliche Zukunft nach. Die Entscheidung fällt über Wochen, manchmal Monate.

Für On Future ging es deshalb nicht darum, mehr Leads zu generieren, sondern die bestehenden während dieser ganzen Phase zu begleiten. Diese Begleitung lief per E-Mail, ergänzt durch manuelles Nachfassen per Telefon oder WhatsApp. Mit den bekannten Grenzen: ungelesene Nachrichten, abgebrochene Gespräche und ein Teil der Interessenten, der verschwindet, bevor er überhaupt eine Infoveranstaltung besucht hat.

Die Lösung: eine Conversational-Ebene über dem Bestehenden

On Future hat Sandra eingeführt und mit HubSpot, seinem CRM, verbunden. Der entscheidende Punkt: Die gesamte Journey wird weiterhin aus dem CRM gesteuert. Lädt eine Interessentin eine Broschüre herunter oder führt sie eine bestimmte Aktion aus, kann automatisch eine WhatsApp-Kampagne starten, parallel zu den bestehenden E-Mail-Sequenzen. Jede Interaktion wird mit HubSpot synchronisiert, das so den vollständigen Blick auf die Journey behält.

Ziel war nicht, die E-Mail zu ersetzen, sondern einen direkteren und sichtbareren Kanal hinzuzufügen.

Vier Anwendungen im Einsatz

• Conversion nach dem Broschüren-Download. Die Interessentin erhält die Broschüre per E-Mail und auf WhatsApp, mit Nachrichten, die zu ihrem Entscheidungsstand passen. Das qualifiziert den Kontakt sofort: Ist die Nummer gültig, ist WhatsApp für sie ein passender Kanal?
• Fragen und Antworten. Interessenten stellen ihre Fragen auf WhatsApp. Die Gespräche landen in der Sandra-Inbox, mit vollständigem Verlauf.
• Bewerbung der Infoveranstaltungen und Masterclasses. Diese Anlässe sind für die Conversion entscheidend: Künftige Teilnehmende verstehen die Programme und können sich mit den Dozierenden austauschen.
• Messung der Zufriedenheit. Umfragen und NPS-Fragebögen nach Abschluss der Weiterbildungen, um Botschafterinnen und Botschafter zu erkennen.

Die Ergebnisse

Heute verschickt On Future über Sandra jede Woche mehr als 500 WhatsApp-Nachrichten. Drei Effekte zeichnen sich ab.

• Doppelt so viele Anmeldungen. In den letzten drei Monaten lagen die Anmeldungen zu Infoveranstaltungen und Einzelgesprächen doppelt so hoch wie bei vergleichbaren E-Mail-Kampagnen.
• Deutlich schnellere Bearbeitung. Die Qualifizierung eingehender Leads ist automatisiert: Das Team weiss sehr schnell, ob ein Lead eine Infoveranstaltung oder ein Einzelgespräch möchte. Wenn nicht, wird er abgelegt und es geht zum nächsten. Was eine Woche manueller Arbeit erforderte, ist in wenigen Stunden erledigt.
• Direkterer Austausch. Auf WhatsApp werden die Fragen wirklich gestellt. Die Beratung durch das Vertriebs- und das Lehrteam bleibt der wirksamste Weg, zu überzeugen.

WhatsApp ist zu einem Baustein der Conversion-Journey geworden, ohne die bestehenden Kanäle zu ersetzen. Es ist ein zusätzlicher Weg, die Interessenten zu erreichen.

Wir hatten bereits HubSpot, E-Mail-Kampagnen und einen strukturierten Akquiseprozess. Mit Sandra haben wir eine Conversational-Ebene ergänzt, mit der wir unsere Interessenten während ihrer ganzen Entscheidungsphase wirksamer begleiten. Das sichtbarste Ergebnis sind mehr Anmeldungen zu unseren Infoveranstaltungen, vor allem aber ein besserer Austausch mit den künftigen Teilnehmenden.

Frédéric Dumonal, Gründer von On Future

Die Erkenntnisse

WhatsApp einzuführen heisst nicht, mehr Nachrichten zu verschicken. Wie bei jedem WhatsApp-Business-Konto baut sich die Reputation der Nummer schrittweise auf. On Future hat mit uns an folgenden Punkten gearbeitet:

• Opt-ins und Einhaltung von revDSG und DSGVO;
• schrittweises Aufwärmen des Kontos;
• Kontrolle des Versandvolumens;
• Erhalt eines guten Quality Score bei Meta;
• Optimierung der Kampagnen, um Antworten und positive Interaktionen zu fördern.

Das Wichtigste. WhatsApp ersetzt weder das CRM noch die E-Mail: Es ist ein ergänzender Kanal, ein Beschleuniger für Gespräche. Und Themen wie revDSG, DSGVO und Quality Score gehören von Anfang an auf den Tisch, nicht erst im Nachhinein.